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請求書の書き方・送り方10のコツ!絶対に抑えるべきポイント総まとめ

普段の業務の中で、何気なく作成している請求書。実はその記載事項や発行方法について、国の法令で定められていることをご存知でしょうか?

 

請求書と現金

 

国税庁のホームページでは、「取引の相手方から交付を受ける、請求書、納品書等」について、以下の必須記載事項が挙げられています。

 

No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|消費税|国税庁

 

  1. 書類作成者の氏名又は名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込み)
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

 

また、同ホームページには下記のような記載もあります。

 

消費税の仕入税額控除を受けるためには、課税仕入れなどに関する帳簿及び請求書等を保存しなければなりません。

その保存期間については、その閉鎖又は受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間、事業者の納税地又はその事業に係る事務所等に保存しなければなりません。

ただし、6年目及び7年目は、帳簿又は請求書等のいずれか一方を保存すればよいこととされています。

 

こちらの請求書の保存期間については、ご存知のなかった方もいらっしゃるかもしれません(なお、個人事業主における請求書の保存期間は青色申告、白色申告にかかわらず5年間です)。

このように、一口に請求書と言っても、意外と知られていない注意点や、覚えておきたいポイントなどがあります。今回の記事では、そんな請求書のお役立ち情報をまとめてみました。

 

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請求書発行に際しての心構え

請求書はコミュニケーションツールである

いきなり何を言っているのか、と思われるかもしれませんが、請求書は社内書類ではなく、社外に提出する書類です。

従って、請求書の発行に際しては必然的に社外とのコミュニケーションが発生します。さらにはどこの会社でもナーバスになるお金の話ですので、細心の注意を払ってやり取りを行わなければいけません。

 

例えば請求書の発行日一つをとっても、実際の発行日は月内なのに、先方から翌月1日にしてほしい、という要望があったとします。

この場合、先方からの支払いが最大1か月伸びる可能性がありますので、必ずその要望の意図を確認してください。

また他のケースでは、個人事業主から源泉を引かずに入金してほしい、という要望が出ることもあります。その場合、自社の経理方針にのっとって、それが可能であるかを確認する必要があります。

 

このように、請求書を巡っては発行側と受領側の思惑が複雑に絡み合うため、お互いの誤解が生まれないような取引を行うためには、事前の入念なコミュニケーションが必須です。

逆に言えば、請求書の発行の仕方ひとつで先方の信頼を得るケースもありますので、ぜひコミュニケーションの一環として活用しましょう。

 

請求金額を確実に回収することを念頭に置く

請求書を送付する目的は、当然サービスや商品の対価を支払ってもらうことです。

請求書を何通送ったとしても、入金が無ければ商取引としては完了しませんし、もちろん会社のビジネスも成り立ちません。

 

請求書の発行にあたっては、常に請求金額の満額を確実に回収することを考える必要があります。

もちろん意図的に支払いを行わない取引先が現れる可能性もありますが、その場合は法的措置など別の対策が必要です。

 

ここで重要なのは、相手方にとって、自社への支払いがどれだけ重要かをコントロールすること、もっと言えば自社への支払いを最優先させることです。

例えば請求書の発行後、全く連絡のない会社と、発行の数日後に必ず受領確認の電話をしてくる会社、どちらへの支払いを優先するでしょうか?

通常はもちろん後者です。

 

その他にも、支払期日までに支払いがない場合は必ず電話で一報を入れるなど、確実な回収のためにできることは何でもやる、くらいの覚悟が必要です。

 

請求書の発行、管理体制を予め決めておく

請求書の発行や支払い回収などの業務は、取引先が増えてくると意外と手間取るもの。

特に社員が少ない会社などでは、月末月初は請求書関連業務で手一杯、という状態にもなりかねません。

 

そこで請求周りについては一連の作業の流れを予め決めておいて、それに沿ってルーティン的に業務を行うことをお勧めします。

例えば請求書に記載する管理番号についても、取引額の大きい順に若い番号を振って、その番号順に請求書受領の確認電話や支払い催促を行う、と決めておけば、後から確認電話の順番についてあれこれ悩む必要もありません。

また、近年では下記のようにオンラインの請求書作成サービスなどもありますので、利用してみるのもよいでしょう。

 

請求書作成サービス「Misoca(ミソカ)」

請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

 

なお、請求の回収を含めた資金繰り改善のコツについては、当サイトの下記記事についてもご参照ください。

 

資金繰りを劇的に改善する6つの方法!会社のキャッシュを1000万円以上に保つ秘訣とは?

 

 

請求書に記載する項目と書き方

請求書のサンプル

 

1.宛先

冒頭で挙げた国税庁の法令では、「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」を記載することとされています。

請求書が法人宛の場合は、社名に加えて御中などの敬称をつけるのが一般的です。

 

(例)株式会社◯◯ 御中

 

先方担当者の部署名や氏名がわかるようであれば、会社名の後につけてもよいでしょう。受領側にとって、よりわかりやすくなります。

 

(例)株式会社◯◯ 事業推進部 山本次郎様

 

個人宛の場合は、氏名の後に「様」が一般的です。

 

(例)鈴木一郎 様

 

2.請求書の固有番号

発行側が請求書のデータを管理するために、請求書ごとに固有のナンバーを発行することをお勧めします。

月に数通レベルの請求書発行数であれば不要かもしれませんが、それより多くなるようならエクセルシートなども活用しつつ、請求の管理を行うことをお勧めします。

請求書に固有番号を付けるメリットは以下の通りです。

 

  • 同じ取引の納品書や見積書の伝票番号などと共通した番号を用いることで、発注から支払いまでの業務管理が容易になります。
  • 受領側とのメールや電話で打ち合わせをする際、固有番号を用いてお互いが書類を特定できます。
  • 同じ取引先について、会社ごとの代表番号とそれに付随する枝番号を使うことにより、請求書の作成や管理が容易になります。

 

なお、「代表番号」「枝番号」とは、下記のような書式を指します。

 

代表番号:12345:取引先ごとに固有の番号を割り振る
代表番号+枝番号:12345-02 :上記代表番号に、取引ごとの枝番号を割り振る

 

3.請求書発行日

請求書の発行日は、思いのほか神経を使う項目です。

というのも、ほとんどの企業では、支払いサイクル上の締め日を設定しており、例えば月末の日付で発行された請求書と月初に発行された請求書では、実際の支払いが行われる期日が異なるためです。

 

仮に請求を受け取った翌月末の支払いサイクルを設定している会社に月初の日付で請求書を送ると、およそ2か月後の支払い、ということになります。

発行日は受領側と相談しつつ、なるべく一番支払いタイミングの早くなる日付にするように心がけましょう。

一方、受領側から発行日を指定されるケースも珍しくありませんが、相手側との関係値に応じて、なるべく不利益をこうむらないように調整するのが得策です。

 

4.社印の押印

請求書の発行にあたって、多くの場合社印が押印されていますが、法律上はそうした押印は不要です。

それではなぜ請求書に押印することが一般的になったのでしょうか?

 

請求書に印鑑を押すという行為は、ひいては会社が請求書を発行したという証明になります。そのため、印鑑のない請求書よりも信頼度が増すという点が最大のポイントです。

例えば、印鑑が押されている請求書を偽造した場合は、有印私文書偽造で3カ月以上5年以下の懲役となりますが、印鑑のない請求書を偽造した場合は、無印私文書偽造で1年以下の懲役または10万円以下の罰金となります。

印鑑が押されている請求書の偽造の方が厳しく罰せられるため、不正が行われにくいといえます。

 

また、請求書への押印は日本国内で広く行われている慣習のため、会社によっては印鑑の押印がない請求書は受け付けないといった社内規定が設定されている場合もありますので、法律上の義務ではないものの、トラブルを極力避けるため、また上記のような会社の対策としても、請求書には押印を行うことをお勧めいたします。

 

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5.請求書の件名

請求書のタイトルは、一般的には「ご請求書」で問題ありませんが、毎月発生するような月次の請求については、「201○年○月分請求書」など年月を入れてもよいでしょう。

受領側にとって請求内容が少しでもわかりやすくなるような工夫をしてください。

 

6.合計金額(消費税込み)

請求の合計金額は、受領側が支払うべき金額が一目でわかるように、太字にしたり、大きめのフォント(ポイント数)にします。

目立ちやすい場所に記載することも重要です。なお、消費税については必ず代金とは別に明記するようにしてください。

 

7.振込先、支払い方法

振込先の銀行名や支店名、口座番号、銀行口座名は、欄外や備考欄などに必ず記載しておくようにしましょう。

その他の支払い方法を指定する場合も、必ず請求書内でその方法が分かるようにしておきましょう。

 

8.振込手数料

銀行を介した取引を行う際に、銀行に支払う振込手数料。特に指定や取り決めがなければ、一般的には支払う側がこの手数料を持つことになっていますが、一方で商品やサービスを提供する側が、サービスを受ける側に対して相応の代金を直接回収することが本来の商取引の原則であるという考えから、請求書を発行した側が負担する、という考え方もあります。

どちらにしても双方合意の上で、請求書上に「恐れ入りますが、振込手数料は御社負担でお願いします」あるいは「振込手数料は弊社負担とします」などと、どちらが負担するかを明記しておきましょう。

 

9.支払い期限

請求に対する支払いの期限について、特に契約上の取り決めなどがなければ、支払日は受領側の支払いサイトによって行われます

支払いサイトは会社ごとに、「月末締翌々月末払い」といった形で定められており、今月末までに請求した代金は翌々月の最終営業日に支払われることになります。

 

例えばこれより先に支払ってほしい(翌月末など)場合は、あらかじめ先方の了承を得る必要があります。

双方の合意が得られていないうちに、いきなり請求書に支払期限を記載することはトラブルのものとなりますので、十分注意しましょう。

 

10.商品名とその数量

請求書の明細欄には、商品名、単価、数量 などをわかりやすく明記してください。

特に商品名については、受領側にしっかりと伝わる形で記載することが必要です。商品名の略称や、社内での通称などを記載してしまうと相手方の誤解を招き、トラブルになる可能性もあるのでご注意ください。

 

 

請求書を発送する際の封筒の書き方

請求書を入れる封筒には相手先の会社名、担当部署、担当者名を記載します。

必要に応じて担当者の役職も記載します。会社名や担当部署だけの場合には「御中」と記載し、担当者名の場合は最後に「様」と記載します。組織宛の「御中」と、個人宛の「様」を一緒に使ってはいけません。(「株式会社○ 御中 小林一郎 様」では二重敬称です)

 

正しい宛名の書き方例

  • 株式会社○○ 御中
  • 株式会社○○ 事業開発部 御中
  • 株式会社○○ 小林一郎 様
  • 株式会社○○ 事業開発部 小林一郎 様
  • 株式会社○○ 事業開発部 ご担当者 様

 

宛先の法人名は「前株」か「後株」も会社によって違うので、うっかり間違えないようチェックしておきたいポイントのひとつです。先方の企業ホームページなどでしっかり確認しておきましょう。

 

封筒の中に請求書が入っていることが一目で分かるよう、送付する封筒に「請求書在中」と記載することも必須です。

封筒の中身が重要書類であることを知らせる役割があり、ひいては支払い漏れなどのリスクを軽減することになります。もちろん同内容のゴム印などでも問題ありません。

 

なお、請求書は信書(「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」)扱いとなりますので、メール便や宅急便などでは送付できません

郵便法違反となる恐れがありますので、必ず郵送するようにしましょう。

 

また、請求書の送付方法として(1)FAXでの送付(2)PDFのメール送付、などの方法もあります。

請求書のFAX送付は取引先との了承がとれていれば問題ありませんが、FAXの性質上、紛失しやすいため、急ぎの対応時にFAX送付し、後日郵送が丁寧です。

また、メール送付に関してもFAXと同様、取引先に了承をとってから行いましょう。

 

メール送付時にはファイルの種類やバージョン(Microsoft Officeの各種ファイルなど)によって、受領側が開けない場合があるかもしれませんので確認しましょう。

経理書類の場合は、CCに入れてほしいアドレスなどが異なる場合があるので確認が必要です。

 

 

請求書の書き方、送り方に関するその他の注意点

源泉税ありの請求書の書き方注意点

フリーライター、フリーデザイナー、フリーエンジニア等のフリーランスの方は、その取引内容によっては、源泉所得税ありの請求書を作る必要があります。

国税庁のホームページによると、源泉徴収の対象となる支払いは次のようなものです。

 

イ 原稿料や講演料など
ただし、懸賞応募作品の入選者などへの支払については、一人に対して1回に支払う金額が5万円以下であれば、源泉徴収をしなくてもよいことになっています。
ロ 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
ハ 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
ニ プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
ホ 芸能人や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
ヘ ホテル、旅館などで行われる宴会等において、客に対して接待等を行うことを業務とするいわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
ト プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
チ 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金

No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは|源泉所得税|国税庁

 

源泉として徴収する金額の計算方法は、以下の通り(平成25年1月分以降)。

 

  • 100万円以下の場合→支払金額×10.21%
  • 100万円超の場合→(支払金額-100万円)×20.42%+102100円

 

原則として上記内容にあてはまる取引内容の場合は、源泉徴収が必ず発生します。

もし支払い側が源泉徴収を行わなかった場合、よほど正当な理由がある場合を除き、ペナルティ税金(不納付加算税と延滞税)が別途課税される恐れがありますので、注意しましょう。

 

また、源泉徴収については請求書に記載義務がありませんが、取引先とのトラブルを回避するため、少なくとも報酬の対象となる業務が源泉徴収の対象となるかどうかを把握しておきつつ、できるだけ源泉徴収金額を含めた(控除した)請求書を発行するように努めましょう。

 

小数点以下の消費税の金額の取り扱い方

販売した金額によっては、小数点以下の代金、あるいは消費税が発生する場合があります。

原則上のルールは特にありませんので、受領側と相談の上、任意で決めることができます。小数点以下の四捨五入(312.6円→313円、312.4円→312円)、切り上げ(312.4円→313円)、切り捨て(312.6円→312円)などが一般的です。

 

手書きの請求書でも大丈夫かどうか

緊急の際など、手書きの請求書を発行しなければならないケースがあるかもしれませんが、手書きであっても、請求内容に必要な項目が記載されていれば、問題はありません

そのような場合は、社内外を含めて誰が見てもわかるような内容で書き残しておく事がポイントです。

下記のような点に気をつけておかないと、請求内容について齟齬が生じて後々問題が発生する可能性がありますので十分に留意してください。

 

  • 鉛筆等ではなく、ボールペンで書く
  • 受領側が性格に判読できる字で書く。特に0と6、1と7などの数字は書き方によっては大変紛らわしいため、注意が必要

 

また、突然手書きの請求書が手元に届くと驚く担当者もいるかもしれません。事前に取引先に一言入れておく配慮も必要です。

 

送り状(送付状)はつけるべき?

送付状は必須ではありませんが、マナーでもあり、また内容の間違いがないか確認できる役割もあるので、FAXや郵送の場合は送付状を添えるようにしましょう

特に複数枚の書類を送る場合は、送付状で添付書類の枚数を記しておくと、受領側の見落としを予防できます。

 

またFAXの場合は、2枚目以降の見落としを防いだり、きちんと送信できていなかった時のことを考慮すると、1枚目に送付状を添えて送るのがベターです。

 

請求書はどれくらいの期間、保存する必要がある?

「はじめに」でも記載しましたが、法人の場合請求書は送付側、受領側ともに、7年間保存する義務があります。個人事業主では5年間です

他にも見積書や納品書等、いわゆる証憑(しょうひょう)書類については同じ保存期間が義務付けられており、これらの書類は後日税務調査などに用いられる場合があります。

 

なお、この期間の算定は請求書の日付ではなく、その決算期の申告期限を起算点としています。

例えば、決算期が平成29年4月期の場合、申告期限は平成29年6月30日となるので、平成36年6月30日まで保存しなければいけません。

日々増えていく請求書の整理保管は面倒な業務の一つですが、PDFなど電子データによる保管も認められているため、積極的な効率化を目指しましょう。

 

 

請求書を受領したときの注意点

内容に間違いがないか確認する

請求書を受領した際、まず行わなければならないのはもちろん内容の確認です。請求金額、支払日、振込先など、支払業務に必要な情報が全て網羅されているか、確認してください。

特に金額については、見積もりと金額が異なったり、あるいは消費税の取り扱い方法や源泉徴収の内容など、請求側と受領側で認識のずれが生じかねない部分でもありますので、不明点があれば必ず相手方に問い合わせるようにしましょう。

 

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確実に支払いを行う

正当な請求に対しては、支払期日までに必ず支払いを行うことが鉄則です。1日の支払いの遅れが会社の信用の低下を招きます。

ただし、支払期限が休日にあたる場合は、直前あるいは直後の営業日のどちらの日付で支払うかは、特に指定がない場合は支払い側が任意に選ぶことができます。

なお、振込支払いの際は下記の4つの点には留意が必要です。

 

手数料

振込の際に銀行に支払う手数料。会社の決算の際に計上する勘定科目でもあります。金額は銀行によって異なりますが、一般的に同じ銀行間の振込が、最も安い手数料(0円の場合も)になります。

大口の取引先や大量の支払いが発生する取引先がある場合は、先方と同じ銀行に専用口座を作るケースなどもあります。

 

振込手数料の負担

上記の手数料については、請求発行側と受領側のどちらが負担するのか、必ず確認しましょう。

請求書に「振込手数料は御社負担でお願いします」などと記載があれば、手数料込みの金額を支払います。あるいは「振込手数料は弊社負担とする」とあれば、手数料分を除いた金額の支払いになります。

 

銀行コードと支店コード

銀行窓口での振込の際には、銀行名と支店名の他に、銀行コードと支店コードと呼ばれる数字が必要になり場合があります。

銀行コードは正式には統一金融機関コードと呼ばれており、全ての金融機関に付与された4桁の数字です。

 

支店コードは各銀行がそれぞれの支店に割り振っている3桁の固有数字です。不明な場合は予めネットで検索しておくようにしましょう。

金融機関コード・銀行コード検索

 

振込先名

これも主に銀行窓口での支払いにおいて、ですが、支払先の口座名義を1文字でも間違えてしまうと振込ができません

ネットバンクなどでは銀行名や口座番号を記入すると自動的に名義が表示されますが、窓口では手書きの書面での手続きとなるためです。

特に、難読の個人名であったり、英語表記の名義名の場合には事前に発行者に読み仮名を確認しておきましょう。

 

請求金額を支払ったことを相手に伝える

請求書の支払いを行った際には、その旨を先方にも伝えるのが一般的なビジネスマナーです。

これによって請求側の確認作業などの負担が軽減することにもなります。

 

また、入金確認後にサービス開始となるなど、一刻も早く入金したことを相手方に証明する必要がある場合は、払込取扱票や振込完了画面のキャプチャなどをFAXあるいはメール等で送付しましょう。

 

受け取った請求書も必ず保管しておこう

何度も繰り返しになりますが、法人の場合請求書や見積書、納品書等は受領側も、7年間(個人事業主では5年間)保存しなければいけません

過去に行われた支払いの根拠として、税務調査などで特に重要な書類になりますので、紛失することなどがないように特に気をつけてください。

 

 

まとめ

事業を続けていくための売上を得るためには必須となる請求書ですが、ここまで見たきたように、意外と明確に定まったルールは定まっていません。

会社ごとに多様な形態の取引あるいは内部業務が存在しているため、画一的なルールを設けにくいのが現状のようですが、そうしたルール外の部分については、取引先と相談の上で予め決定しておくことが、トラブル防止のためには何よりも重要です。

「請求書はコミュニケーションツールである」ということを念頭に置きつつ、気持ちの良い取引を心がけましょう。

 

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この記事は、資金調達プロのお金&資産運用の専門家Tommyが作成しました。

 

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2014年12月のサイト開設後から、金融に関係する記事をメインに投稿を行っています。複数人の著者が在籍しており、法人向け融資を20年勤めた銀行員や累積500名の顧客を持つファイナンシャルプランナーなど、法人・個人問わず複数名の金融のプロフェッショナルがノウハウを提供しています。

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