請求書の書き方を見本付きで簡単解説！作るときの注意点や作成方法、テンプレートも紹介

請求書を書く場合は、インターネット上に転がっているテンプレートにしたがって書くことをおすすめします。

必須項目としては、宛先や発行者の情報、インボイスに登録しているのであれば登録番号、請求書の発行日や支払い期限、支払い金額などがあります。

なお、請求書を作る場合は金額を正確に記入し、間違いがないか確認をしてから取引先に送るようにしてください。

また、請求書を作った場合、一定期間保存義務が発生する点についても注意してください。

今回の記事では、請求書の書き方を見本付きで解説しつつ、作成方法や注意点、テンプレートの紹介も行います。

記事を読むことで、請求書の書き方がわからない場合でも、マスターすることができますので、ぜひ参考にしてください。

請求書の必須項目と書き方を見本付きで簡単解説【個人事業主必見】

請求書の発行は報酬を確実に受け取るための大切なステップです。

しかし、源泉徴収の計算やインボイス制度の対応で、作成に一人で悩む場面も少なくありません。

ここでは、フリーランスや個人事業主の方がプロとして信頼される請求書を作成できるよう、必須項目を解説します。

宛先

宛名には、受取側の企業名、屋号、または個人名を正確に記載します。

宛名と敬称の間には1文字分のスペースを空けるのが一般的です。

企業名を記載する際は、 株式会社が社名の前後どちらに来るか(前株・後株) を必ず確認します。

宛名の下(または上)には、郵便番号と住所を改行して記載します。

また、宛名(企業名や氏名)のフォントサイズを周囲より大きくしたり、下線を引いたりすることで、一目で誰宛の書類か判別しやすくなります。

なお、｢様｣と｢御中｣の併用は避け、 個人名宛の場合は企業名への敬称を省略するのがマナー です。

発行者の情報

請求書の発行元(送付側)に関する情報を記載します。

受取側がスムーズに問い合わせできるよう、連絡先を明記するのがマナー です。

なお、法律上、社印などの押印がなくても請求書の有効性に変わりはありません。

証明力を高めるために押印する場合は、社名や氏名に少し重ねる形で捺印します。

これにより、 書類の改ざんや複製を防ぐ意思表示 になります。

【インボイスの場合】登録番号

インボイス制度で消費税事業登録を行っている方は、 事業者登録番号 が必要です。

所在地の管轄税務署に登録事業者の届け出を行うことで事業者登録番号が発行されます。

事業者登録番号がないと、取引先が消費税の節税(仕入税額控除)ができなくなる、事務担当が処理に負担がかかるといった悪影響を受けますので忘れずに記載してください。

請求書の発行日

請求書を発行するには、必ず 発行日 を記載します。

基本的には納品完了時に発行しますが、実際の発行日以外に｢請求確定日(締め日)｣の記載を求められることもあります。

発行日のルールに厳格な決まりはありませんが、 取引先によって｢月末締め｣など独自の規定があります。

あらかじめ確認の上、要望に沿った日付を記入してください。

支払い期限

支払い期日とは、 請求額の入金期限 を指します。

通常は取引先との契約に基づき、支払いサイクル(支払いサイト)を確認した上で設定します。

例えば｢月末締め翌月末払い｣の条件で4月分の請求を行う場合、 期日は｢〇〇年5月末日｣ となります。

取引年月日

取引年月日とは、実際に商品の売買やサービスの提供が行われた日付を指します。

特に、掛売り方式では、取引の完了後に請求書を発行するため、正確な請求内容を担保するためにも、個々の明細に取引年月日を明記することが重要です。

取引内容

各取引の内容を ｢摘要・数量・単価・明細金額｣の項目 ごとに正確に記入してください。

すべての明細を合算した金額は、最終的に ｢小計・消費税・合計金額｣の欄にまとめて記載します。

小計・消費税・合計金額

｢小計｣欄には税抜金額の総計を、｢消費税｣欄にはその合計額を記入し、両者を合わせた税込金額を｢合計｣欄に記載します。

なお、 適格請求書の形式を満たすためには、消費税の内訳明記が必須 です。

標準税率(10％)対象分と軽減税率(8％) 対象分をそれぞれ区分し、それぞれの消費税額がわかるように記載してください。

振込先

請求書における振込先の記載は、 取引の継続性にかかわらず必ず記載してください。

銀行名・支店名・口座番号はもちろん、口座種別や口座名義も正確に記載します 。

名義はカタカナを併記すると、振込時の入力ミスを防げます。

また、振込先を変更する際は、相手方のシステム登録情報の更新が必要になるため、事前の連絡が不可欠です。

請求書の備考欄に ｢振込先変更のお知らせ｣を注記し、変更後数回にわたってその旨を継続して記載するなど、担当者が確実に見落とさないよう配慮 してください。

特記事項

その他、請求にあたって相手方に伝えるべき事項を記載します。

代表的な例は 振込手数料について記載されること が多いです。

例えば、手数料を先方負担とする場合は、 ｢振込手数料は貴社にてご負担くださいますようお願い申し上げます｣ といった一文を添えるのが一般的です。

請求書作成時のポイント

請求書を作るには、下記のポイントを意識しながら取引先にわかりやすい内容で記載することが重要です。

ここでは、 ミスなくスムーズに受理される請求書を作成するために、最低限押さえておくべきポイント を詳しく解説します。

必須項目があればテンプレートは自由

請求書の作成方法に厳密な決まりはなく、 手書き・パソコンのどちらでも問題ありません。

ただ、効率を重視するのであれば、パソコンのテンプレートを活用するのが最も手軽でおすすめです。

必須項目さえ網羅していれば、レイアウトは自由です。

請求書には、｢正解｣となる固定のデザインはないため、 取引先の要望も取り入れながら柔軟に作成してください。

金額は正しく入れること

請求書は、 信頼に関わる極めて重要な書類であるため、作成の際は細心の注意を払ってください。

表計算ソフトは、セルの移動や入力ミスで数式が破損する恐れがあります。

システムを過信せず、最終的な合計金額は必ず目視や手計算で再確認してください。

桁区切りの正確性 読み間違いを完全に防ぐため、カンマ( , )による桁区切りが正しく入力されているか、二重にチェックしてください。

【個人事業主やフリーランスの場合】源泉徴収が必要かチェック

仕事の内容(原稿料、デザイン料など)によっては、 あらかじめ源泉所得税を差し引いて記載する必要があります。

詳しくは、国税庁ホームページのNo.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とはで記載しています。

クライアントとの契約内容を確認し、源泉徴収の有無を正しく反映させてください。

印鑑は押した方が良い

請求書への押印は法律上の義務ではありませんが、日本の商慣習として今なお根強く残っています。

取引先から求められた際は、円滑な関係維持のために対応するのが無難でしょう。

法人の場合は社名の横に｢角印｣を、個人事業主の場合は氏名の横に｢認印｣を押すのが一般的です。

ExcelやWordで作成する際は、電子印鑑を利用するか、紙に印刷して押印したものを郵送します。

また、 請求書発行システムを活用すれば、あらかじめ登録した印影画像を自動で反映できるため、 業務の効率化につながります。

振込手数料の負担はどちらがするかも確認する

請求金額の振込手数料は、 民法上は支払側(債務者)の負担が原則ですが、契約や慣習により売手側が負担する場合 もあります。

インボイス制度開始後、 売手側が手数料を負担する(手数料分を差し引いて入金される)際の処理には注意が必要 です。

従来は複雑な処理が求められましたが、現在は｢1万円未満の売上に係る対価の返還(返還インボイス)｣の交付義務が免除されています。

請求書の作成方法

これまでの請求書の作成方法は、 エクセルやワードなどの文章作成ソフトで作る方法が主流になっています。

しかし、ITの進化により、 一般の方でも操作しやすい会計ソフトを活用する方 も増えました。

ここでは、請求書の作成方法2つについて詳しく解説します。

エクセルやワードなどで作る

請求書の作成は、 企業で多く使われているエクセルやワードで作成する方が多いです。

インターネットにある無料テンプレートを使えば、誰でも簡単に請求書が作れます。

送る時の大切なポイントは、 請求書をエクセルやワードのままではなくPDFに変換すること が重要です。

こうすることで、中身を書き換えられてしまうトラブルを防げます。

会計ソフトを利用する

市販のパッケージソフトやクラウド型会計ソフトを活用すれば、取引データに基づき一括して効率的に作成できます。

従来の手作業や表計算ソフトによる個別の管理に比べて、 複数の書類を紐づけて一元管理できるため、転記ミスの防止や事務作業の大幅な時短につながります。

また、法改正に合わせた自動アップデートが行われる製品も多く、 インボイス制度や電子帳簿保存法への対応もスムーズにできます 。

請求書を作る時の注意点

ビジネスにおいて、請求書は単なる書類でなく、 税務申告や取引の証明となる極めて重要な書類 です。

2023年のインボイス制度導入や電子帳簿保存法の改正により、作成時のルールは以前よりも厳格になっています。

トラブルを避け、法令を遵守するために押さえておくべき3つの重要なポイントを解説します。

一定期間保存することが義務付けられている

請求書は発行して終わりではなく、 発行した側(控え)も受け取った側も、法律で定められた期間、適切に保管する義務 があります。

この期間は ｢確定申告の期限の翌日｣ からカウントされます。

単にファイリングするだけでなく、後から税務調査などが入った際に｢いつでもすぐに提示できる状態｣で整理しておくことが求められます。

適格請求書発行業者かどうかで発行する請求書が違う

自社が適格請求書発行事業者である場合、 課税事業者である取引先から求められた際には、適格請求書を交付する義務 が生じます。

要件を満たさない請求書を発行した場合、買い手側が仕入税額控除を受けられなくなるため注意が必要です。

発行にあたっては、登録番号の記載や消費税額の計算・表示が正しく行われているか、事前によく確認してから作成してください。

取引によっては電子保存が必要な請求書もある

電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書の保存ルールが新たに規定されました。

これまで、メールやクラウドサービスで受け取った請求書は紙に印刷して保存することが認められていました。

しかし現在は、 電子データのまま保存することが義務化されています。

そして、単に保存するだけでなく、 取引した年月日・取引先・金額で検索できる状態にしなければなりません。

一方で、紙で郵送されてきた請求書については、そのまま紙で保存するか、スキャナで読み取ってデータ保存するかを選択できます。

詳しくは国税庁の電子取引データについて記載されていますので確認してください。

請求書を手書きで作ることは問題ない

請求書には決まったフォーマットがないため、 インボイス制度に対応した請求書も手書きで問題なく作成できます。

ただし、国税庁が指定する必須項目だけは漏れなく記載することが重要です。

そして、 作成時は消えないボールペンを使い、丁寧に書くのがマナーです。

ここでは、請求書を手書きで作る時の注意点も詳しく解説しますので、作成の参考にしてください。

請求書を手書きで作る時の注意点

手書きで請求書を作成する際は、デジタル作成にはない特有の注意点があります。

正しい内容の請求書を手書きで作成するには、 文具店や本屋で販売している紙の請求書を活用するのもおすすめです。

販売されている紙の請求書には、必要な項目があらかじめ記載されているため、手書きでも簡単に請求書ができます。

請求書の書き方に関するよくある質問

ここでは、請求書の書き方に関するよくある質問について回答します。

Q：請求書を送付するときの封筒の書き方について教えてください

Q：建設業の請求書の書き方を教えてください

Q：個人事業主向け請求書のテンプレートはありますか？

Q：フリーランスの請求書の書き方を教えてください

Q：個人事業主が個人宛に請求書を作る時の書き方を教えてください

請求書の書き方に関するまとめ

請求書の作成方法に厳密な決まりはなく、 手書き・PCのどちらでも作成できます。

しかし、 昨今はインボイス制度や電子帳簿保存法への適切な対応が求められているため 、不備のないよう、必ず規定の項目を網羅して作成してください。

また、トラブルを防ぐために、作成前に取引先と詳細を打ち合わせておくことも大切です。

特に以下の3点は、特に以下の項目については、発行前に必ず確認しておきます。

これらを明確にしておくことで、スムーズな入金と良好な取引関係の維持につながります。