退職願・退職届はメールでも効力はある？バイトでも使える有効な例文や切り出し方と注意点

結論から言うと、 メールでの退職の意思表示にも法的な効力はあります。

しかし、マナーや注意点を押さえておかないと、トラブルに発展したり円満退職が難しくなることも多いです。

この記事では、アルバイトや正社員でも使える｢メールでの退職願・退職届の有効な例文｣をはじめ、送信前の上手な切り出し方や絶対に守るべき注意点を分かりやすく解説します。

円満退職を心がけてスムーズに退職手続きを進めたいという方は、ぜひ参考にしてください。

退職願・退職届はメールでも効力がある

退職願や退職届をメールで送ることは、法的に問題はなく文章と同様に有効です。

しかし、社会人のマナーとして、 どうしても出社ができないなどの場合を除いては、直接手渡しすることが望ましいといえます。

メールでの送信は可能であっても、退職願や退職届を突然送ることはしないでください。

退職する旨を まず相談して、メールでの送信でも構わないかしっかりと了承を得てから送ることが大切です。

証拠を残すためにも基本は書面を手渡しするのが望ましい

退職願や退職届をメールで送ることは可能ですが、 できるだけ手渡しをすることが望ましい といえます。

メールは簡単に削除でき、しっかりと証拠として残すことはできないからです。

了承を得ないままメールを送ったとしても、 もしかすると気が付かずメールを見られなかった、間違って削除されていたという可能性も少なくありません。

また、返信をもらえず｢退職できたのかわからない｣ということにもなりかねないので、注意してください。

どちらにせよ、まずはメールで送ってもいいのか確認を取り、心証を悪くしないような対策が必要です。

退職面談アポの切り出し方はメールで良い

退職をしたいことを上司に伝える際、面談アポの切り出し方について悩む人も多いかもしれません。

事前の相談なしに、退職の話を切り出すと上司に驚かれることもありますが、 まずは淡々と退職したい旨を伝えて、これからの指示を仰ぐようにしてください。

いつ退職を申し出たのかが重要になることもあるので、申し入れの連絡はメールでも残しておく と、記録になって安心です。

退職願・退職届とは

退職願と退職届は混同されることも多いですが、 それぞれの意味や提出するタイミングは異なっています。

退職願は書類自体のことを指すため、会社側から退職を拒否されるケースもあります。

また、退職願は提出した後に、自ら撤回をすることも可能です。

退職願とは異なり正式な書類になるため、会社側に退職の可否は問いません。

一度提出すれば、自ら撤回することもできない書類になるので注意してください。

退職を決めた際に退職願を作成して上司に提出します。

退職の許可が下りれば、正式な書類となる退職届を作成して、改めて上司に提出します。

退職願・退職届をメールで送って良いケース

退職願・退職届は、直接会社に渡すことが礼儀とされていますが、災害に遭ったり、怪我や病気で出社することができないこともあります。

その場合、退職願や退職届をメールで送らざる得ないかと思います。

ここでは、 退職願・退職届をメールで送っても良いケースについて解説します。

怪我や病気で出社が難しい

怪我や病気をしてしまい、 長期間入院することになった場合は出社するのは難しいため、メールでの提出が可能 です。

入院をしていなくても精神面や身体面で外出が困難な場合は、手渡しでなくても退職を伝えることが可能です。

出社ができない場合、 会社側も柔軟な対応をしてくれることが多いので心配ありません。

まずは、事情を説明して了承が得られれば、メールで退職願や退職届を提出します。

災害などの理由で出社が難しい

やむを得ない事情によって出社が難しく直接渡せないような場合も、メールでの提出が可能なケースがあります。

たとえば、 災害に巻き込まれたり事故にあったりした場合には出社ができないことも多いため、まずは事情をしっかりと説明してください。

出社ができない事情をしっかりと説明し、了承を得てからメールで送るなどの対応をしてください。

退職願・退職届をメールで送る前にすべきこと

メールで退職願や退職届を送る前には、するべきことがいくつかあります。

事前に何も相談せず突然メールで送っても、 見られていなかったり引き止められたりする可能性も少なくありません。

スムーズに退職ができるように前もってしておくべきことをご紹介します。

就業規則を確認する

就業規則をきちんと確認してから、退職願や退職届を送るようにしてください。

就業規則は、 入社時に冊子で配られたり、共有のフォルダに入っていたりと会社によってさまざまで、退職を含むすべてのことが明記されています。

会社によっていつまでに退職を申し出なければならないのか、 手続きの方法なども異なるため、就業規則を確認してから行動することが円満に退職するためのポイント です。

退職の意思を上司に伝える

退職願や退職届を送るまでに、 まずは退職を考えていることを上司に伝えることが大切です。

退職の理由やいつ退職したいのかをあらかじめ上司に話してから 、次の行動に移るのがスムーズな方法 といえます。

退職の意思を伝える場合は、メールではなく直接対面で話すことが大切です。

もしも、出社が難しいなどのやむを得ない理由がある際は、メール以外にも電話やオンラインツールなどを利用して伝える方法もあります。

人事へ退職手続きについて確認する

退職に関する手続きについて、人事に確認しておくことも大切 です。

上司に退職する旨を伝えたら、 実際に退職の手続きをする人事部や労務部にメールで提出しても良いかを確認します。

上司には退職の意思を伝え、そのほかの事務処理的な部分については人事部などに直接確認するのがスムーズです。

【状況別】退職願・退職届のメール例文

退職の意思をメールで伝える際、状況に応じた適切なマナーや表現に悩む方は少なくありません。

ここでは、円満退職に向けて上司に送る｢退職願・退職届｣のメール例文を、直属の上司向けや人事向け、体調不良などの状況別に詳しくご紹介します。

コピー＆ペーストして使えるテンプレートと共に、送る際の注意点も解説します。

退職面談を上司へアポ取りする例文

退職の意思を上司へ伝える際には、まず面談のアポ取りをしてください。

面談依頼の段階では、退職については触れなくても構いません。

まずは、相談したいので時間を作って欲しい旨を述べて、面談ができた際に口頭で退職の意思を伝えます。

対面で退職相談が難しい場合

対面で退職の相談ができない場合には、メールで伝えることも可能です。

退職をした旨とともに、お詫びの言葉も記載して送るのがおすすめ です。

退職願・退職届をメールに添付する場合

退職願や退職届をメールに添付して送る場合は、PDFにするのが一般的 です。

メールの内容に書類を添付していることをきちんと記載してください。

会社によっては、メールに関する決まりが就業規則に書かれている場合があります。

送付の方法などが指定されている場合もあるので、事前に確認をしておいてください。

メール本文に退職願を記す場合

メールで退職願を記す場合には、退職希望日や会社名、自分の名前などの記載漏れがないように注意してください。

退職願を提出してもまだ確定ではないので、退職したいと考えているということが伝わる内容にすることが重要 です。

メール本文に退職届を記す場合

退職願と同様にメールで退職届を記す際には、退職希望日や会社名、自分の名前などの記載が必要です。

退職願と記載の内容は大きくは異なりませんが、退職届の方は退職する旨をしっかりと記載しなければなりません。

退職日に送るメール

退職が決まったら退職日当日、または最後の出社日に、社内に対して挨拶のメールを送ります。

退職願・退職届をメールで送る時の注意点

退職願や退職届をメールで送る場合、どのような内容にすればいいのかわからない人も多いはずです。

まずは、 退職の意思が伝わるように丁寧な文章になることを心がけてください。

退職願と退職届も、以下の項目は必ず記載するよう注意が必要です。

それではここからは、状況に応じた退職願や退職届のメール例文をご紹介します。

退職日ギリギリで送らないようにする

退職メールは退職日直前を避け、最低1ヶ月前、できれば1〜2ヶ月前までに送るのがマナーです。

直前の連絡は引き継ぎや業務調整の支障になります。

ただし、会社の就業規則で2〜3ヶ月前と定められている場合もあるため事前の確認が重要です。

期限を過ぎても退職自体は法律上可能ですが、円滑に手続きを済ませ、気持ちよく次のステップへ進むためにも、 周囲への配慮を忘れない余裕を持ったスケジュールを組んでおきます。

退職の意思が固いことを伝える

退職メールを送る際は、 迷いのない明確な表現で意思が固いことを伝えるのが重要です。

退職を考えているといった曖昧な表現では、上司から強力な引き留めにあい、手続きが滞る原因になります。

メールには 一身上の都合により退職を決意いたしました と確定的な言葉を使い、付け入る隙を与えない工夫が必要です。

ただし、強い口調になりすぎず、これまでの感謝を込めて礼儀正しく伝えることも忘れてはいけません。

確固たる決意と社会人としてのマナーを両立させることが、トラブルを防ぎ円満な退職へとつなげる最大のポイントです。

退職願・退職届のテンプレートがあるか確認する

会社によっては、 退職願や退職届のフォーマットが決まっている場合も多くあります。

作成をする前に、人事部などの担当部署にフォーマットがあるかどうかの確認をしてください。

特に指定のフォーマットがない場合は、 Wordなどで作成しPDFファイルに変換してメールで送ります。

捺印やファイル形式の指定があるか確認する

近年は、電子申請の普及などで書類に捺印をする機会が減ってきていますが、 会社によっては 退職届や退職願に本人の捺印が必要なケースも多くあります。

このような場合は、捺印をした退職願や退職届をPDFや画像ファイルを送らなければなりません。

捺印をし忘れたまま送ると、退職の正式な手続きができず受理されないので、メールを送信する前にしっかりと確認をしてください。

ただし、 中には捺印は不要でも直筆の署名がいる場合もあります。

捺印だけでなく、署名の有無も確認するように注意してください。

退職を申し出るメールの件名は分かりやすくする

退職する旨を伝えるメールを送る際、 件名はわかりやすくする ことが非常に重要です。

｢退職願 氏名｣や｢退職届 氏名｣と記載すれば、メールを受け取った上司もすぐに内容を把握できます。

メールの件名をわかりやすくすることは、間違って削除してしまったり、後回しにされたりを防いでくれます。

メールで送る場合は、どのような連絡なのか件名を明確にすることで、その後の手続きもスムーズにできて安心です。

退職理由は｢一身上の都合｣で問題ない

退職の理由はさまざまあっても、 基本的に退職願や退職届に記載する際は｢一身上の都合｣で特に問題ありません。

退職したい旨を伝える時点でのメールであれば、 ネガティブな伝え方はせず｢新しいことに挑戦したい｣などのポジティブな理由を書くのもおすすめです 。

メールを受け取った上司に、応援したいと思ってもらえるような内容にすると、円満な退職がしやすくなります。

退職希望日を明記する

退職メールを送る際は、 上司へ確実に意向を伝えるため｢退職理由｣と｢具体的な退職希望日｣の明記が重要です。

理由は｢一身上の都合により｣と簡潔に留め、詳細を求められたら話すのが一般的です。

希望日は 会社の規定や業務の引き継ぎを考慮して日付にします。

ただ退職しますと伝えるのではなく、残る社員への負担を減らす配慮を忘れないことが、円満な退職につながる大切なマナーです。

人事もメールのCCに入れる

退職届を提出する場合は、メールのccに人事担当者も入れる ようにしてください。

上司によっては引き留めを考えていて、退職届を人事に連携していないということも少なくありません。

確実に受理をしてもらうためには、 上司だけでなく人事担当者もメールの受信者に入れてメールを送信するのがおすすめです。

ただし、退職願については正式に退職が決まった段階ではないので、上司のみにメールを送るので問題ありません。

むしろ、相談の段階で人事部に話が伝わっている方が、上司からすると気持ちのいい対応ではないので、まずは上司に相談するところから初めてみてください。

言葉遣いは丁寧にする

人によっては、直属の上司とは親しい付き合いがあるケースもあります。

しかし、 退職願や退職届のメールを送る際は、正式なビジネス文書になるので丁寧な言葉遣いにすることを忘れてはいけません。

できる限り丁寧な言葉使いで送るように注意して、メールを作成してください。

送信する前には、 敬語は正しいか、プライベート寄りの内容や仕事に関する不満等を記載していないか など、しっかりと見返してから送ることが重要です。

退職願・退職届をメールで送るに関するよくある質問

退職願・退職届をメールで送ることに関するよくある質問について回答します。

Q：退職メールに対する返信は必要？

Q：退職願のメールを英語で書く時に意識すべき点は？

Q：退職願・退職届のメールはいつまでに送れば辞めれる？

Q：手書きの退職願が必要と言われたけど辞めれないの？

Q：退職願・退職届をメールで送りましたが必要な書類は受け取れる？

Q：退職願・退職届はメールと郵送のどちらがおすすめ？

Q：バイトの退職届はメールで大丈夫？メールの例文を欲しい

退職願・退職届をメールで送るのは効力があるかのまとめ

退職願や退職届をメールで送ることは法的に問題ありません。

しかし、社会人のマナーとしては、直接伝えて書類を手渡しするのが基本です。

退職願や退職届をメールで提出することは、 体調不良や災害など｢やむを得ない事情｣がある場合に限ることを覚えてください。

また、退職手続きや業務の引き継ぎには時間がかかるため、会社側の負担を考慮して早めに意思を伝えることが大切です。

たとえメールでの連絡になってしまったとしても、これまでの感謝を伝え、誠実かつ丁寧な対応を心がけることが、トラブルを防ぎ円満に退職するための重要なポイントといえます。