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不動産の売却|必要書類の作成・提出方法を徹底解説!

不動産の売却は「家を売って、お金を受け取ればおしまい」ではありません。不動産売買には準備すべき書類がたくさんあり、時間をかけて売却手続きを進める必要があります。

メモを取る男性

本記事では「不動産の売却」で必要になる書類の作成方法と提出方法について解説します。

 

なお以下の記事では「家を高く売るコツ」について解説しています。ぜひ、本記事と合わせてご覧になってください。

参考リンク:家を高く売るポイントは3つ!不動産売買で得するコツを徹底解説!

 

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▊ はじめに| 不動産の売却で必要な書類とは?

 

不動産取引で必要な書類は、戸建ての売却、マンションの売却、土地の売却など、用途や目的によってそれぞれ異なります。

 

戸建ての売却で必要な書類一覧

 

まずは「戸建ての売却」で必要な書類をまとめてみました。

 

【必要な書類】

身分証明書、実印、印鑑証明書、登記済み権利書(もしくは固定資産税評価証明書)

 

【必要になるかもしれない書類】

住民票、ローン残高証明書(またはローン返済予定表)、銀行口座書類、土地測量図、協会確認書、建築確認済証、検査済み証、建築設計書、工事記録書、耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書、地盤調査報告書、住宅性能評価書、既存住宅性能評価書、購入時の契約書、重要事項説明書、パンフレット、広告資料など

 

※ 書類の作成・提出方法は、本記事の後半で解説します。

 

▊ マンションの売却で必要な書類一覧

 

マンションの売却で必要な書類は、以下の通りです。

 

【必要な書類】
身分証明書、実印、印鑑証明書、登記済み権利書(もしくは固定資産税評価証明書)、マンションの管理規約・使用細則、マンションの維持費にかかる書類(管理費・修繕積立金・町会費・管理組合費など)

 

【必要になるかもしれない書類】
住民票、ローン残高証明書(またはローン返済予定表)、銀行口座書類、耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書、地盤調査報告書、住宅性能評価書、既存住宅性能評価書、購入時の契約書、重要事項説明書、パンフレット、広告資料など

※ 書類の作成・提出方法は、本記事の後半で解説します。

 

▊ 土地の売却で必要な書類一覧

 

土地の売却で必要な書類は、次の通りです。

 

【必要な書類】
身分証明書、実印、印鑑証明書、登記済み権利書(もしくは固定資産税評価証明書)、

 

【必要になるかもしれない書類】
住民票、ローン残高証明書(またはローン返済予定表)、銀行口座書類、土地測量図、協会確認書、建築確認済証、検査済み証、建築設計書、工事記録書、耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書、地盤調査報告書、住宅性能評価書、既存住宅性能評価書、購入時の契約書、重要事項説明書、パンフレット、広告資料など

※ 書類の作成・提出方法は、本記事の後半で解説します。

 

このほか「業者が必要とする書類」については別途準備を行い、指定される方法で提出を行ってください。

 

▊ 必要書類の作成・提出方法を徹底解説!

 

不動産の売却に必要な書類の作成方法と、提出の仕方について解説します。ここで紹介する以外の書類もありますが、すべての手続きに共通する「代表的な書類」のみピックアップして紹介していきます。

 

● 登記簿謄本(登記事項証明書)

 

登記簿は過去、登記簿謄本と呼ばれており、紙のバインダーで保管されていました。

 

しかし現在ではデータ化が進み、すべての登記簿コンピューターによってデータ保存されています。このため現在では、発行される証明書のことを「登記事項証明書」と呼ぶようになりました。

 

登記簿謄本(登記事項証明書)の申請方法は簡単です。まず、法務局に配布されている申請用紙に必要事項記入し、窓口に提出すれば「登記事項証明書」が取得できます。

 

登記事項証明書の手数料は、1通あたり600円です。また土地と建物の両方に必要な場合、1,200円の手数料がかかります。

 

事前に準備すべき書類は必要ありませんが、身分証明書に加えて、不動産の地番や家屋番号を調べておくと手続きがスムーズに進められます。

 

地番や家屋番号は、登記権利証や固定資産時にある納税通知書に記載されています。法務局に行く前にメモしておくと良いでしょう。

 

なお、登記簿謄本や登記事項証明書の取得方法については、法務省のホームページや、各法務局の公式サイトにて説明が記載されています。

 

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● 登記済権利証・登記識別情報

 

登記済権利証、登記識別情報は平成18年まで発行されていた書類であり、所有権取得の登記が完了した際法務局から発行が行われていました。

 

これらは通称「権利書」と呼ばれているもので、不動産売却の際、名義変更に必要な書類として使われていました。また住宅ローンの借り換えや、対象となる不動産にあなたの抵当権を設ける際にも使われています。

 

ただし平成18年以降は名称が変わり、登記権利証と言う名称が登記識別情報と呼ばれるようになりました。

 

以前までは「登記済権利証」と呼ばれる書面を使用していましたが、現在は銀行キャッシュカードのような暗証番号を使い(登記識別情報を用い)本人確認がより簡単に行えるようになりました。

 

ただしデータ化された分、第三者から登記識別情報が盗み取られる危険性は高いです。万が一登記識別情報がコピーされたり、盗まれた場合には、悪用される恐れもあります。

 

このため登記識別情報を使う場合には、目隠しシール等袋とじの状態で使用してください。また書類は目隠しされた状態で大切に保管するようにしましょう。

 

登記事項証明書(又は登記済権利証)をなくしてしまった場合、手続きが大変複雑になります。

 

まず、登記官による事前通知を受け、司法書士や弁護士を通じ本人確認情報を提供する必要があります。また公証人により、登記義務者であることの認証を受ける必要があります。

 

大切な書類はなくさないよう(登記済権利証や登記識別情報を)大切に保管してください。

 

● 地図(公図)

 

公図とは、土地の境界線や建物の位置を確定するため用いられる「地図」のことです。一般的な地図とは違い、具体的には「旧大地台帳施行細則第2条の規定に基づく地図」のことを指しています。

 

別名を、旧土地台帳付属地図と呼ばれることもありますが、一般的には、不動産登記法第14条第一行に規定する地図、または不動産登記法第14条第4項に規定する地図に準ずる「図面」と呼びます。

 

公図の取得方法は非常に簡単です。最寄りの法務局に備え付けられているほか、市区町村の税務課に備え付けられているため、閲覧や証明書の請求が行えます。

 

ただし、法務局や市区町村では「証明書の請求に関わる手数料」や取得方法に若干の違いがあり、一般的に市区町村窓口の方が手数料が安く設定されています。

 

公図は窓口・オンライン・郵送で取得できる

 

公図の取得方法は大きく分けて3つあり、前述の登記所にて取得する方法のほか、インターネット経由で取得する方法、申請書を要請し取得する方法の3つがあります。

 

最も簡単なのは法務局の公式サイトを通じ、オンラインで取得する方法です。

 

法務局のオンライン請求サービスは「簡単証明書請求」といいます。ネットでIDを登録した後、発行手数料をネットバンキングの電子納付や最寄りのATMから支払えばOKです。

※ 支払いの確認ができれば、法務省から証明書が送られてきます。

 

オンライン請求サービスは、日中忙しい方にお勧めの方法です。詳しくは法務局公式サイトを確認してください。

 

参考リンク:かんたん証明書請求サービス(法務局)PDF資料

 

また時間がない方は、民事法務協会が提供する登記情報提供サービスを利用してください。ここでは法務局が保有する登記情報をインターネット経由で、簡単にプリントアウトできます。

 

登記情報提供サービスの詳しい情報は、以下のサイトにて確認を行ってください。

 

参考リンク:サービス概要|登記情報提供サービス

 

なお証明書請求する前に、請求する土地の所在地と土地の地番を確認しておきましょう。地番や家屋番号は登記済証や権利書に書かれています。

 

その他、登記識別情報通知書類、固定資産税における納税通知書に同封された課税明細書、又は建築確認通知書に記載されています。

 

必要な書類は(公図の請求前)メモなどを取り準備しておきましょう。

 

● 建築確認済証・検査済証

 

建築確認済証・検査済証について説明します。

 

まず、建築確認証(けんちくかくにんしょう)は、建物の建築前に実施される書類のことです。建物の計画が「関連法案に適合しているのか」確認が行われたあと、市区町村の建築主事によって発行されます。

 

ここでの「建築確認」とは、建築基準法に沿った建物の設計・敷地配置が行われているのか、指定確認検査機関が確認を行うことです(※ 確認済証が交付されてから、はじめて建築工事に着手できます)。

 

注文住宅だけに限らず、マンションや分譲住宅についても「確認済証」の交付後にしか、不動産広告を掲載してはいけません。

 

このため現在広告に出ている物件は、すべて建築確認が行われ、確認済証が発行された物件となります。

 

一方の検査済証(けんさずみしょう)とは、建築基準法に沿って建築確認・中間検査・完了検査が完了している建物に対し交付される書類のことで、住まいの安全性を確保する上で重要な役割を担います。

 

建設確認については既に説明をしましたが、中間検査は工事の途中で実施される検査であり、完了検査は建築工事終了時点で実施される検査のことです。

 

これらすべての検査にクリアした建物には、検査済証が発行されます。

 

また検査済証が発行されるまでは、建築物の使用は不可となります。家の売却や改築の際に必要な書類であり、交付後受け取った書類(=検査済証)は大切に保管するようにしてください。

 

古い建物(1998年以前の建築物)は「検査済証のないも」のが多いのですが、現行規定に適合した建物かどうかは、指定確認検査機関などを確認し、新たに調査を受ける必要があります。

 

なお、検査済証のない物件や建築物の扱い方については、国土交通省のホームページを参照してください。

 

参考リンク:「検査済証のない建築物に係る指定確認検査機関等を活用した建築基準法適合状況調査のためのガイドライン」について(国土交通省)

 

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● 管理規約・使用細則

 

マンションなどに使用される、管理規約・使用細則について説明しましょう。

 

まず管理規約(かんりきやく)とは、マンションなどの管理組合が定める根本規約のことで、区分所有法(正式名称:建物の区分所有等に関する法律)に沿って、建物や施設内の敷地・付属施設について所有者相互間の事項を規約で定めたものを指します。

 

続いて使用細則(しようさいそく)とは、マンションなど区分所有建物において共同生活上の細かなルールを定めたものを指します。

 

例えばマンションの場合、共有スペースの使い方、管理組合に届け出が必要な事項、ゴミ処理の仕方、駐車場や駐輪場の使い方、共有スペースでのマナー、違反者への措置などが使用細則にて定められます。

 

● マンションの維持費に関する書類

 

ここでの「マンション維持費」とは、次の項目を含んでいます。

 

マンション維持費とは
・ 管理費
・ 修繕積立金
・ 管理組合費
・ 町内会費
・ 駐車場費など

 

不動産(マンション)を売却する際には、維持費がわかる書類を用意しておきましょう。必須ではありませんが、準備をしておけば(買主にとって)重要な資料となり、売却契約までに用意しておくと喜ばれます。

 

固定資産税納税通知書・課税明細書

 

固定資産税納税通知書(こていしさんぜいのうぜいつうちしょは、不動産を所有している方に毎年送られてくる通知書のことです。

 

課税明細書(かぜいめいさいしょ)は、送られてきた納付書とセットになっている明細であり、資産(不動産)の価格や評価額が記載されています。

 

設計図書・工事記録

 

設計図書(せっけいとしょ)とは図面のことです。また「工事記録」とは、どのように工事た設計が行われていたのかを記した書類を指します。

 

間取り図・パンフレット・広告

 

購入時に受け取った間取り図・パンフレット・広告などがあれば、一緒に準備しておきましょう。

 

不動産取得時の契約書・重要事項説明書

 

不動産取得時の契約書・重要事項説明書は、不動産を取得した際に受け取った契約書であり(重要事項説明書も同様)不動産売買に必要な書類です。

 

万が一紛失をした場合には、新築時のパンフレットや借入時の書類、購入当時の公示地価、購入当時の相続税評価額を調べることで「類似書類」として提出できますが、売買では不利になるのでおすすめできません。

 

このため(買い手や不動産業者の信頼を失わないためにも)不動産取得時の契約書や重要事項説明書は、絶対に無くさないようにしてください。

 

預貯金口座情報

 

預貯金口座情報は、売却代金の受け取りに使用します。不動産を売却すると少なくとも百万円、大きければ数千万円単位の金額が動くため、現金の受け渡しは難しく、すべて振込で決済が行われます。

 

ローン残高証明書

 

ローン残高証明書は、ローンを利用している金融機関から送付される書類であり、確定申告や年末調整にも必要とされます。ローン残高証明書の発送時期ですが、毎年10月の上旬から中旬にかけて郵送されます。

 

本人確認書類

 

本人確認書類は、官公署発行の顔写真付身分証明書を指しており、一般的には運転免許証やパスポートなどを指しています。証明書は必ず期限内のものを使用します。期限が切れていると本人確認として使用できない(=受理されない)ので注意しましょう。

 

実印・印鑑登録証明書

 

実印とは印鑑そのもののことで、印鑑を「印鑑登録」することで、印鑑証明書が取得できます。印鑑は市区町村の役所にて登録を行いますが、印鑑登録を行うことで「この印鑑は実印である」という事実を第三者に証明することができます。

 

実印をお持ちでない方は、実印用の印鑑を購入し、役所に陰影を登録します。印鑑登録は15歳以上の方が1人につき1本だけ登録することができ、1辺8mm以内のハンコであれば実印として使用できます。

 

申請費用は100円〜300円程度、本人確認書類(免許証やパスポートなど)のほか、印鑑登録用のハンコを持参すれば窓口ですぐに登録できます。

 

住民票・戸籍の附票

 

住民票については、既にご存知の方は多いでしょう(説明は省略します)。一方、戸籍の附票(ふひょう)には戸籍のほか、氏名と住所、住所を定めた年月日が記載されています。

 

住民票は住所のある市区町村にて取得しますが、戸籍の附票は、戸籍のある市区町村窓口にて取得を行います。

 

付帯設備および物件状況確認書

 

付帯設備および物件状況確認書は、物件の購入時に受け取っている書類で、ここには建物の付属品について説明が記載されています(例:流し台・換気扇・ガステーブル・下駄箱・網戸・雨戸・車庫・戸棚・トイレ設備・洗面設備・浴室設備・給湯設備ほか)

 

そして物件の「状況状況確認書」には、契約時の物件状況の説明が書かれており、補修工事実施の状況なども記載されています。

 

必須の書類ではありませんが、買主のために準備しておけば、売却後のトラブル(例:建物の補修について説明を受けていなかった等)を未然に防ぐことができます。

 

土地測量図・境界確認書

 

土地や境界の調査は、土地家屋調査士に依頼を行い、測量図や確認書を作成してもらいます。

 

土地家屋調査士は、土地境界基礎調査のほか、境界確定測量、土地分筆登記、現地測量などさまざまな調査を請け負っています。

 

土地家屋調査士とは?
土地家屋調査士の使命は、不動産の状況を正確に登記記録に反映することによって不動産取引の安全の確保、国民の財産を明確にするといった極めて公共性の高いものです。
その使命を果たすための基本姿勢を「土地家屋調査士倫理規程」として制定しています。
参考リンク:日本土地家屋調査士会連合会(公式サイト)

 

土地境界基礎調査で2万円程度、現況測量で7万円程度、境界立会代行で5万円程度、建物の登記で5万円〜10万円程度の費用が掛かります。

 

土地売買に限らず、隣地との土地境界のトラブルは多く、土地家屋調査士に依頼を行い「正しい境界の位置を特定したい」依頼者は少なくありません。

 

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耐震診断報告書

 

耐震診断報告書は、以下の項目で構成されています。

 

耐震診断報告書
・ 診断報告書
・ 建物概要書
・ 壁伏図
・ 耐震診断計算書
・ 壁の強さの算出(階数ごと)
・ 耐力要素の配置等による低減係数Eの算出
・ 建物調査票

 

耐震診断は専門の業者に調査を依頼し、報告書を発行してもらいます。ここでは、詳しい診断の方法(の解説)は省略しますが、敷地の広さ(延べ床面積)によって10万円〜30万円程度の費用がかかります。

 

なお業者によって調査費用は異なります。いくつかの業者で見積もりを出してもらい、信頼出来る業者に調査を依頼しましょう。

参考リンク:耐震診断報告書・一般診断法(一般社団法人・長野県建築士事務所協会)

 

アスベスト使用調査報告書

 

古い家屋には未だアスベスト(吹き付け石綿)が使われていることがあり、健康への被害が心配されます。

 

アスベスト使用調査報告書の作成は、必須ではありませんが、作成しておくことで、売却時に買主が「安心して住まいを取得する」ことができます。

 

ちなみに宅地建物取引業法の施行規則では、アスベスト使用調査や耐震診断報告書について、不動産会社が重要事項として(買主に)説明することが義務付けられています。このため調査費用はかかりますが、業者にアスベスト使用調査と報告書の作成を依頼されることをおすすめします。

 

気になる調査費用ですが、調査員が現場で調査した(吹き付け材、断熱材の調査)場合は10万円〜50万円、より詳しい調査になれば50万円〜100万円程度の費用がかかります。

 

このほか、アスベスト試料を自ら採取し調査機関に送付・分析を依頼する場合は、2万円〜3万円程度で調査できます。

 

調査機関によって価格が異なるので、いくつかの機関で見積もりを取った上で比較・検討するようにしましょう。

 

住宅性能評価書

 

住宅性能表示制度は平成12年4月1日に施行された法律であり、住宅の品質確保の促進等に関する法律に基づき制定されました。

 

この法律では新築住宅基本構造部分の「瑕疵担保責任期間」を10年間義務化とすることや、住宅の性能わかりやすくする「住宅性能表示制度」の制定、トラブルを迅速に解決するため「指定住宅紛争処理機関」を整備することなどが(法の中に)盛り込まれました。

 

住宅性能評価書は、同制度に基づいて発行される書類で【設計住宅性能評価書と建設住宅性能評価書】の二種類によって発行されます。

 

なお、設計住宅性能評価書は設計の段階に発行されるのに対し、建設住宅性能評価書は工事の完成段階で発行が行われます。

 

▊ その他・必要な書類

 

ここまで紹介した書類以外にも、不動産業者が必要とする書類があれば準備を行い、指定される方法で提出しましょう。

 

▊ 書類の取得や作成で注意したいこと!

 

証明書などは、原則3ヶ月以内のものが求められており(提出時の時点で)3ヶ月よりも前に取得した書類は「古い書類」となり証明書として受理されません。

 

もちろん準備は早めに始めるのがベストですが、あまりにも早すぎると、書類の期限が切れる可能性もあるので「取得の時期」には注意が必要です。

 

書類の保管方法にも注意しよう

 

不動産の取得時に受け取った大切な書類(検査済証、付属書類、契約書)などは紛失しないよう大切に保管しましょう。重要な書類をなくしてしまうと、再発行などに手間や時間が掛かってしまいます。

 

また再調査などの必要があれば、さらに多くの費用を投じて調査機関に依頼することとなり、時間もお金も両方失うことになります。

 

不動産(一戸建て・マンション・土地)を取得した後には、ファイルなどに大切な書類をまとめて、紛失しないよう、大切に保管するようにしてください。

 

▊ まとめ|不動産売却に必要な書類は、早めに準備をしよう!

 

今回ご紹介したように、不動産売却にはたくさんの書類が必要になります。売却を進める段階で慌てずに済むよう、できるだけ早めに書類集めをスタートさせましょう。

 

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