業務効率化とは?生産性向上との違いを分かりやすく解説!

資金調達プロ編集部
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更新日2022/6/30

業務効率化

 

業務効率化とは、その名の通り企業や事業所における生産過程を効率化をすること。業務効率化を実施することで、労働時間の短縮や人件費の削減等にも繋がります。

 

在庫管理の適正化やITインフラを整備する等の方法でも業務効率化はできますし、その他コンサルタントなどを入れて、業務改善に取り組むことでも業務効率化や生産性向上が図れます。

 

この記事では、

 

◉ 業務効率化とは?

◉ 業務効率化と生産性向上との違い

◉ 企業に生産性向上が求められる理由

◉ 業務効率化でおすすめの方法

◉ 業務効率化の注意点

 

について解説します。この記事を読むことで、業務効率化の基礎的な部分が分かるようになります。この記事を参考に、業務効率化だけでなく生産性向上による「利益の最大化」を目指してみましょう。

 

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業務効率化とは?

業務効率化とは、業務プロセスの非効率性、無駄、ムラを見つけ出し、排除し、非効率な業務を改善することです。業務効率化には様々な方法があります。例えば、ITツールの導入、RPAによる自動化、外部へのアウトソーシングなどは、業務効率化の一例です。

 

また、会議時間の短縮やPC使用時のショートカットキーの利用など、時短テクニックの活用も即効性のある方法です。

 

業務効率化の効果としてまず挙げられるのは、時間コストの削減です。仕事に必要な時間が短縮され、結果として残業代などの人件費も安くなります。残業を減らすことは、従業員にとって働きやすい環境を整え、身体的ストレスを軽減するというメリットがあります。

 

さらに、会社の利益を上げるという目的も持つことができます。業務の効率化により生産性が向上するため、従業員の仕事の質も変わってきます。

 

これまで人手不足で取り組めなかった業務に着手できるようになり、新たな取り組みや課題に取り組む時間が増えるでしょう。また、その後の労働時間の短縮や働きやすい環境は、従業員のモチベーションを高める効果も期待できます。

 

これは、従業員の満足度を高め、従業員の定着率を向上させることにもつながります。現代において提唱されている、労働環境の改善を目的とした「働き方改革」を実現するためには、業務効率の向上が不可欠であると言えるでしょう。

 

業務効率化と生産性向上との違い

業務効率化と生産性向上との違いですが、業務効率化と生産性向上は似て非なるものです。

 

業務効率化とは、特定の作業を効率化することであり、生産性向上とは、業務効率化によるコスト削減や労働生産性の向上を意味します。大きくまとめると「業務効率化」とは、無駄な作業を減らすことで、より少ない工数で最大の成果を上げようとするものです。

 

したがって、「既存業務のプロセス改善や自動化」「非効率・無駄な業務を削減し、より高いパフォーマンスと低コストを実現する」などのアプローチが業務効率化の一例となるのです。

 

一方、生産性向上は、企業における生産の総量や価値を高めるための施策全般を指す言葉です。

 

生産性という言葉は、労働生産性(従業員一人当たりの生産量や粗利益を測る指標)、資本生産性(土地や施設、設備などの企業への貢献を測る指標)、全要素生産性(ブランド名や知的財産などの無形資産の貢献も含めた総合的な生産性を評価する指標)など。

 

上記の通り「生産性向上の指標」は幅広い要素をカバーしていますが、これらの要素を改善する試みは、すべて生産性向上のための施策の一部とみなすことができます。これらは相互に関連しているため、業務効率を改善できなければ生産性は向上しません。

 

企業に業務効率化が必要な理由

企業に業務効率化が必要な理由ですが、業務効率化の目的は、生産性の向上による利益の増加です。また、従業員の満足度やパフォーマンスの向上も期待できます。

 

人員や設備の追加投資ができないために利益機会が失われている場合や、既存業務の時間(人的)コストを削減しながら収益性を向上させる必要がある場合に、業務効率の改善を検討するとよいでしょう。

 

コストだけに目を向けるのではなく、利益の最大化という観点で考えるようにします。なお業務の効率化が実現できれば、計画的な利益の増加以外にも、企業にとってプラスの副次的効果があります。

 

労働時間を短縮し、利益を従業員に還元することで、従業員の定着率やモチベーションの向上が期待でき、得られた利益は成長分野への投資に充てることができるなど。これが、企業活動にプラスのスパイラルを生むことになるのです。

 

業務効率の向上は、コスト削減だけでなく、従業員の満足度向上にもつながります。業務効率を実現するためには、現状の問題点を把握・分析し、最適な施策を選択することが重要です。

 

業績向上策には、業務改善活動、アウトソーシング、RPAなどのシステムやツールの活用などがあります。業務効率化施策を実施した後は、その効果を確認・評価し、社内に浸透させ、今後に生かすようにしましょう。

 

企業に生産性向上が求められる理由

企業に生産性向上が求められる理由ですが、すべての企業の目的は、生産性を高めること、すなわち売上高を増やし、コストを削減し投資額以上の利益を上げることにあります。

 

結局のところ、利益があれば、スタッフを雇い、新しい事業分野に投資し、社会貢献活動を拡大することができるのです。従って、生産性の向上は企業にとって必須であり、永遠に取り組まなければならないテーマといえます。

 

しかも、これからの企業は、ますます生産性が問われる時代を迎えると言われています。生産性の向上は、「インプットに対するアウトプットの量」で測ることができます。

 

要するに、重複する業務の統合や優先度の低い業務のアウトソーシングなどの業務効率化によって、従業員一人当たりの利益率を高めることで達成されるものです。

 

そのために、企業はIoTやAIなど第4次産業革命に関連する技術の導入を検討すべきです。例えば、会計や管理業務のクラウド化や、様々な業務へのRPA導入により、従業員はより価値を生み出す業務に取り組むことができるようになります。

 

これまで出張や準備にコストがかかっていた会議も、Webやテレビ会議システムを利用することで革命を起こせます。その結果、仕事量は早期に減少するはずです。

 

もちろん、業務フローの見直しや必要なITインフラの整備をせずに、残業時間だけを減らしても、現場の負担になるだけです。

 

環境を変えないまま、個人の工夫だけで仕事を効率化し、休みがあれば余計な仕事を増やすようでは、優秀な社員に仕事が集中し、疲弊してしまう危険性があります。このため生産性向上の取り組みは、会社や部署単位で仕事の流れを見直すことから始めなければなりません。

 

業務効率化でおすすめの方法

業務効率化でおすすめの方法ですが、業務効率の向上に最も適しているのは、いわゆる「ルーチンワーク」、つまり日常的に繰り返される作業です。

 

例えば、ログブックの送付、顧客からの依頼への対応など、あらゆる「ルーティン」業務が該当します。毎日繰り返される作業をあらかじめ効率化できれば、時間の節約になり、1つの業務改善でも大きな効果が期待できます。

 

いつも同じように行わなければならない仕事、誰がやっても同じ結果になる仕事は、合理化に適しています。「帳票の記入」「資料の提示・配布」など、明確なルールが定められている業務です。これらの業務を合理化することで、活動の属人化を防ぎ、人事異動による生産性の低下を防ぐことができます。

 

このほか、合理化すべき業務の「現状」を把握する。仕事の進め方をわかりやすくするために、ワークフローの可視化をお勧めします。

業務によってアプローチの仕方が異なるため、まずは図など視覚的に理解しやすい形から始めることが肝心です。

 

作業の可視化ができたら、次は業務効率を上げるために「どんな問題を」「どんなツールで」「どんな手法で」解決するかを考えます。

 

まず、自社のどのプロセスに問題があるのかを調べ、どの活動を効率化すればよいのかを検討します。どの活動を効率化するかで悩んだら、作業者によって時間や品質に差がある活動や、繰り返しが発生しやすい活動を効率化するとよいでしょう。

 

効率化する作業が決まったら、次はその作業を「どのように効率化するか」を検討します。道具を使う」「作業を分担する」など、最も適切な方法を検討します。

 

業務効率化のプロセスは、計画を実行したら終わりではありません。実施した結果をもとに、「業務の合理化が適切に行われたかどうか」「実施中に発生した問題点を改善する」ことが必要です。

 

目的がどの程度達成されたのか、実際に業務が改善されたのかを検証し、検証作業が終わると、次の改善ポイントが見えてくるはずです。最近出てきた改善ポイントについても同様に問題点の解決を図りましょう。

 

業務効率化の注意点

業務効率化の注意点ですが、業務効率の改善では、効率を上げようとするあまり、無駄と判断された業務が業務上必要である場合もあることに注意が必要です。ツールやシステムを導入する際には、現場の作業者が使いやすいものを選びましょう。

 

ツールやシステムを使うのは、現場の作業者です。現場の意見を無視して、会社の都合だけでツールやシステムを導入すると、「現場の社員が使ってくれない」「使ってはいるが効率が悪い」などの問題が発生する可能性があります。

 

また、カスタマーサポートを外部に委託している場合、お客様の意見や不満を聞くまでにタイムラグが生じ、製品やサービスの改善、新商品の開発などが遅れることも少なくありません。長期的な視点からも、必要な業務と不要な業務を正しく見極めるようにしましょう。

 

業務効率の改善で失敗しないためには、一度にいくつもの施策を実施しないことです。多くの施策を実施しようとすると、社員の負担が増え、協力を得にくくなり、計画自体が失敗する可能性があります。また、会社からの信頼も失いかねないので注意しましょう。

 

業務効率化策を実施する際には、失敗したときにどう対処するか、今後にどう生かすかを議論することも重要です。そのためには、小さなミスも見逃さない、ミスを報告しやすい環境づくりが必要です。

 

業務効率化は計画通りに実施しても、思ったような効果が得られなかったり、非効率な部分が発生したりと、問題が発生するケースが少なくありません。まずは、現場からのフィードバックを拾い上げ、原因を特定すること。その上で、方法を見直し、再考してください。

 

まとめ|業務効率化

今回は「業務効率化」について解説しました。「業務効率化」はビジネスパーソンにとって、必須の知識です。なお「業務効率化」の関連情報は、資金調達プロのコラムやニュースにて読むことができます。「業務効率化」の新着情報をお探しの方は、ぜひ資金調達プロのページをブックマークするか、資金調達プロの公式TwitterやFacebookのフォローをお願いいたします。

 

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